Signature électronique : accélérez et sécurisez vos ventes

Dans un contexte où il est nécessaire d’augmenter les ventes, il est important de trouver des leviers pour accélérer la signature des offres et contrats tout en simplifiant les processus pour vos clients. La signature électronique est un levier de choix pour atteindre cet objectif !

La signature électronique, ou e-signature, a connu une croissance exponentielle ces dernières années, en grande partie grâce à l’évolution des technologies (intelligence artificielle, biométrie…) et à l’adoption massive du télétravail depuis la pandémie de Covid-19.

Selon une estimation de CIO-Online, d’ici 2025, environ 95 % des contrats seront signés électroniquement, attestant de l’efficacité et de l’adoption généralisée de cette pratique.

Les solutions de signature électronique répondent aux attentes pour :

• accélérer le délai de signature de vos offres et contrats
• simplifier les processus en permettant à vos interlocuteurs de signer en 1-clic
• sécuriser vos transactions de manière fiable et conforme à la législation française

Cette approche se traduit donc par une expérience simplifiée et plus rapide, sans les contraintes du « papier » puisque la signature est complètement dématérialisée sans besoin d’imprimer les documents ni de les signer manuellement.

En adoptant cette technologie, vous modernisez vos processus, renforcez la confiance de vos clients et améliorez votre image de marque.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique représente la version dématérialisée de la signature manuscrite.

L’authentification s’effectue généralement via un certificat de signature émis par une autorité de certification agréée qui :

• identifie le signataire avec certitude
• protège l’intégrité du document
• garantit l’absence d’altération du document après sa signature
• conserve une archive du document signé avec le dossier de preuve légale de signature

Le règlement eIDAS, qui établit un cadre juridique pour la signature électronique des documents au sein de l’Union Européenne, définit trois niveaux de signatures électroniques.

Chacun de ces niveaux procure un degré de sécurité et de fiabilité, adapté à des usages spécifiques que nous décrivons ci-dessous.

Niveau 1 : La signature électronique simple (SES)

La signature électronique simple (SES) correspond au niveau de base en termes de sécurité.

Cette méthode est principalement employée dans :

• la validation de formulaires en ligne
• l’approbation de documents internes à une organisation
• l’acceptation de conditions générales lors de l’inscription à un service en ligne

Ce niveau de signature accepte, par exemple, un document avec une signature scannée.

À noter que dans l’éventualité d’un litige, l’authentification formelle de l’identité du signataire pourrait s’avérer plus complexe avec ce niveau de signature puisque ni l’identité du signataire ni l’intégrité du document ne peuvent être garantis.

Niveau 2 : La signature électronique avancée (SEA ou AES)

La signature électronique avancée (SEA ou AES) offre une sécurité renforcée comparée à la signature simple dans la mesure où ce niveau de sécurité intègre une vérification de l’identité du signataire.

Ce degré de signature est adapté aux transactions sensibles, telles que les contrats commerciaux, grâce à une vérification plus fiable de l’identité du signataire, assurant ainsi une fiabilité juridique accrue.

Niveau 3 : La signature électronique qualifiée (SEQ ou QES)

La signature électronique qualifiée (SEQ ou QES) constitue le niveau le plus élevé de sécurité et de fiabilité dans la mesure où ce niveau de sécurité intègre une vérification de l’identité du signataire certifiée par une autorité de certification.

Elle est principalement utilisée dans des situations où la sécurité et la validité juridique sont cruciales, comme la signature :

• de contrats de grande valeur
• d’actes notariés
• de documents légaux nécessitant une forte garantie d’intégrité et de confidentialité

La SEQ bénéficie d’une présomption légale de validité, lui conférant une valeur juridique équivalente à celle d’une signature manuscrite. En cas de litige, elle fait office de preuve.

Pourquoi adopter la signature électronique dans vos processus ?

L’intégration de la signature électronique dans vos processus présente de multiples avantages stratégiques et offre une réelle valeur ajoutée à vos clients et partenaires.

Examinons les principaux facteurs qui expliquent son adoption croissante par les entreprises et organisations :

• Gain de temps : La signature électronique élimine le besoin d’imprimer, de signer physiquement, de scanner avant d’envoyer par mail ou d’envoyer des documents par la poste. Les documents peuvent être signés en quelques clics, ce qui accélère le traitement des contrats, des accords et des formalités administratives

• Sécurité renforcée : Contrairement aux signatures manuscrites qui peuvent être falsifiées, les signatures électroniques utilisent des technologies de cryptage, ce qui les rend plus difficiles à contrefaire. De plus, chaque signature est souvent accompagnée d’un certificat numérique qui authentifie l’identité du signataire

• Réduction des coûts : Moins de papier, d’encre, de frais d’envoi ou d’archivage physique des documents. Tout est numérisé et peut être stocké électroniquement, ce qui permet de réduire considérablement les dépenses liées à la gestion des documents papier

• Traçabilité : Les plateformes de signature électronique fournissent des journaux d’audit détaillés, permettant de retracer l’historique de chaque document (qui l’a signé, quand, où, et comment). Cela facilite les contrôles internes et la conformité réglementaire

• Conformité légale : De nombreux pays de l’Union Européenne reconnaissent la validité légale des signatures électroniques, à condition qu’elles respectent certaines normes de la législation française et européenne (règlement eIDAS)

• Flexibilité et accessibilité : Avec la signature électronique, les documents peuvent être signés partout, à tout moment, via des appareils connectés comme les smartphones, tablettes ou ordinateurs

• Impact environnemental réduit : En diminuant l’utilisation de papier, d’encre et les besoins de transport postal, la signature électronique contribue à réduire l’empreinte carbone des processus commerciaux ou de contractualisation et participe à une démarche plus écologique

La signature électronique vous permet de vous positionner comme une entreprise moderne, innovante et soucieuse de l’environnement.

De plus, l’efficacité et la rapidité offertes par la signature électronique vous permettent de conclure des affaires plus rapidement, améliorant ainsi votre compétitivité sur le marché.

Comment choisir le logiciel de signature électronique idéal pour votre entreprise ?

Pour choisir le logiciel de signature électronique idéal pour votre entreprise, adoptez une approche stratégique adaptée à votre activité, à vos clients ou tiers de contractualisation.

Tenez compte de critères clés qui répondent à vos besoins opérationnels et optimisent vos processus.

#1 Analysez les besoins spécifiques de votre entreprise

Évaluez précisément vos exigences avant de passer à l’action :

• Quels sont vos objectifs en matière de gestion électronique des documents à valider ?
• Quels types de documents allez-vous faire signer ?
• À quelle fréquence utiliserez-vous des signatures électroniques ?
• Avez-vous besoin de signatures simples, avancées ou qualifiées, selon les niveaux de sécurité et de validation juridique requis ?

Une analyse approfondie de vos flux de travail et de vos besoins vous guidera vers la solution la plus adaptée.

#2 Vérifiez la conformité aux réglementations en vigueur

Assurez-vous que la solution envisagée respecte les normes légales de signature électronique du pays dont la juridiction est applicable pour vos relations contractuelles :

• règlement eIDAS en France et en Europe
• ESign Act aux Etats-Unis
• ZertES en Suisse
• etc

Cette conformité est essentielle pour garantir la validité juridique de vos signatures électroniques et protéger votre entreprise en cas de litige.

En renforçant la confiance de vos partenaires et clients, vous améliorez votre image de marque, favorisant ainsi des relations commerciales durables et sereines.

#3 Assurez une intégration facile avec vos logiciels de gestion

La solution retenue doit idéalement s’intégrer à vos solutions et applications de gestion actuelles, notamment :

• votre logiciel CRM (logiciel de gestion de la relation client)
• votre logiciel de gestion d’entreprise (gestion commerciale, logiciel ERP, etc)
• vos outils de Gestion Électronique des Documents (GED)

Optez pour une solution dotée d’une interface intuitive et d’options de personnalisation adaptées à votre mode de fonctionnement spécifique.

Un logiciel de signature électronique bien intégré vous assure :

• une accélération de la transformation numérique de votre entreprise
• un délai de traitement réduit pour une satisfaction client maximale grâce à des interactions simplifiées
• une automatisation optimale de vos processus
• une productivité accrue de vos équipes

En appliquant ces critères, vous serez en mesure de choisir une solution de signature électronique qui, non seulement réponde à vos besoins opérationnels actuels, mais qui optimise également vos processus.

Cette approche réfléchie vous permettra de réduire significativement les délais de traitement des documents et d’améliorer l’efficacité globale de votre entreprise, contribuant ainsi à renforcer votre compétitivité sur le marché.

Le marché propose une variété de solutions de signature électronique adaptées aux besoins spécifiques des entreprises et des organisations.

Découvrez ci-dessous l’une de nos solutions qui pourrait répondre à vos exigences.

Découvrez Oodrive Sign : la solution française de signature électronique

Oodrive Sign se positionne comme une solution de signature électronique française incontournable.

Elle accélère la digitalisation des processus documentaires tout en assurant un niveau de sécurité optimal.

Cette plateforme offre un ensemble d’atouts significatifs :

• Protection des données renforcée : Certification SecNumCloud garantissant un hébergement sécurisé sur un cloud souverain (données stockées en France)
• Flexibilité d’utilisation : Trois niveaux de sécurité (simple, avancée, qualifiée) adaptés aux exigences variées des entreprises
• Conformité réglementaire : Respect des normes eIDAS, assurant la validité juridique des signatures au sein de l’Union Européenne
• Intégration et validité : Garantie de la valeur probante des documents signés et compatibilité avec les outils de gestion d’entreprise (CRM, ERP, GED)
• Engagement responsable : Approche éthique et durable, soulignée par l’obtention de la certification Numérique Responsable en 2024

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Pour aller plus loin, découvrez nos logiciels de gestion intégrant la signature électronique

Efficy CRM, logiciel de gestion de la relation client connecté au logiciel de signature électronique Universign

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Wavesoft, logiciel de gestion commerciale négoce / distribution connecté au logiciel de signature électronique ZenSign

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Codial, logiciel bâtiment, gestion d’activité de service / entretien – maintenance ou de gestion d’interventions techniciens connecté au logiciel de signature électronique Oodrive Sign

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